1)       L’instruction des dossiers

Lors de la réception du dossier complété, un accusé de réception est adressé, sous huitaine, à chaque association, lui indiquant les pièces manquantes à fournir, ou l’informant que son dossier est complet.

Le contrôleur de gestion vérifie la présence de tous les documents requis et réalise une analyse du dossier.

Celui-ci est transmis à l’automne à l’élu délégataire pour que, à l’intérieur de son enveloppe budgétaire globale, il donne un avis sur le principe et le quantum de l’octroi d’une subvention à chacune des associations relevant de son secteur.

Un arbitrage budgétaire a lieu en fin d’année pour permettre l'équilibre budgétaire global (section de fonctionnement). Le Conseil Municipal délibère ensuite en début d’exercice au moment du vote du Budget prévisionnel de la Commune.

Une fois le montant des subventions attribuées à chaque association voté en Conseil Municipal, la notification d’attribution ou de refus de subvention est adressée au responsable de l’association

La qualité de cette procédure a été reconnue par la Chambre régionale des comptes. Les modèles de dossier et de fiche d’analyse sont publics.

2)       Les critères d’attribution des subventions

L’intérêt local : Les associations doivent être domiciliées sur la ville ou disposer d’une section locale dans le cas d’associations nationales ; compter un nombre minimal d’adhérents domiciliés sur la ville (selon information déclarative de l’association) et organiser des activités sur le territoire de la ville à l’attention des concitoyens.

L’intérêt public et la réglementation : Rejet des demandes émanant d’associations sectaires, d’associations cultuelles, de mouvements politiques, d’associations proposant des activités contraires aux bonnes mœurs, …

Le besoin financier : Les subventions sont exclusivement réservées aux associations qui ne disposent pas de recettes adéquates et dont la trésorerie est insuffisante (jurisprudence de la Chambre régionale des comptes)

Le multi-subventionnement : Les subventions sont octroyées dans le respect des compétences d’autres personnes publiques susceptibles de subventionner l’association (Arc de Seine, Conseil général, Conseil régional, Etat…) et au vu des demandes effectuées par l’association auprès de ces personnes (selon information déclarative de l’association).

3)       Les obligations des associations subventionnées

Les associations subventionnées doivent transmettre annuellement leur rapport d’activité et leurs comptes afin que la Ville puisse s’assurer du bon emploi des fonds publics. La Ville se réserve le droit d’effectuer des contrôles ou audits si nécessaire.

Les associations recevant une subvention municipale supérieure à 23 000 EUR par an, doivent conclure avec la Ville une convention d’objectifs, présentant la nature de ses activités sur la Ville, le principe du subventionnement et les obligations de l’association. Des conventions sont également prévues pour l’octroi de prestations en nature (locaux ou personnel mis à disposition).

Les associations percevant plus de 150 000 EUR de subventions publiques doivent faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes. La Ville demande qu’une circularisation des clients et fournisseurs soit réalisée en complément.